Jak motywować ludzi do pracy i co zrobić żeby pracowali wydajniej? Bez dodatkowych kosztów!

Co robisz, kiedy zauważasz marazm i zniechęcenie u swoich pracowników? Jakie kroki podejmujesz, kiedy stają się oni coraz bardziej roszczeniowi i konfliktowi? Jak reagujesz na spadek efektywności pracy, a co za tym idzie – ograniczenie zysków? Poznaj 9 skutecznych technik motywowania pracowników.

W czasach „ery pracownika” i niskiego bezrobocia umiejętność zatrzymania najlepszych pracowników staje się nie lada wyzwaniem, podobnie jak nakłonienie ich do wykonywania swoich obowiązków z zaangażowaniem, starannością i rozwagą. Co zrobić, aby widzieli oni sens swojej pracy? Jak ich zatrzymać i zmotywować, w dodatku w sytuacji, kiedy nie stać Cię na zwiększenie wynagrodzenia? O tym właśnie jest ten tekst i temu będzie służyło kilka podpowiedzi, którymi chcę się z Tobą podzielić.

Historia, którą mogła się zdarzyć wszędzie

Stanisław od 15 lat prowadzi salon biżuteryjny w województwie małopolskim. Zatrudnia 3 osoby oraz sam często staje za ladą w czasie sezonu, kiedy to ruch klientów jest wzmożony. Najstarsza pracownica działa w firmie od 6 lat, ale w ubiegłym tygodniu przyniosła wypowiedzenie, informując swojego pracodawcę o znalezieniu nowego miejsca zatrudnienia. Nie padły z jej strony żadne wyjaśnienia - tylko powiadomienie o zmianie pracodawcy. Dla Stanisława oznacza to trud znalezienia nowego pracownika oraz przekonania go, że praca w salonie warta jest jego zaangażowania. Takie rekrutacje ciągną się niekiedy tygodniami, więc, by wspomóc dwie pozostałe osoby, sam będzie musiał stanąć za ladą i więcej czasu poświęcić obsłudze klienta. Nawet, jeśli uda się zatrudnić nową osobę w miarę krótkim czasie, to sporo wysiłku zajmie jej wprowadzenie w nową rolę, a miesiącami będzie zdobywać wiedzę odnośnie bardzo rozbudowanego asortymentu. Zanim osiągnie poziom sprzedaży bardziej doświadczonych członków załogi, może minąć rok, lub dłużej. Ponad to, będzie wymagała opieki, nadzoru, baczniejszej kontroli, wsparcia zarówno ze strony Stanisława, jak i reszty ekipy. Dodatkowo pozostali pracownicy, po odejściu koleżanki, nie wykazują entuzjazmu do pracy. Pojawia się coraz więcej błędów i pierwsze oznaki zniechęcenia u klientów. Nadchodzące miesiące zapowiadają się zatem bardzo pracowicie i Stanisław wie, że o powtórzenie wyniku finansowego z ubiegłego roku będzie niezwykle trudno.
Podobne scenariusze mają miejsce każdego miesiąca w różnych częściach kraju. Pracownicy rezygnują, zmieniają miejsce zatrudnienia, pozostawiając swojego dotychczasowego chlebodawcę w uciążliwym położeniu. I błędnie obstawi ten, kto wskaże czynnik finansowy za przyczynę takich odejść.

Dlaczego ludzie zmieniają pracę?

Jak pokazują badania przeprowadzone przez CBOS w II kwartale 2019 roku, w handlu detalicznym zmieniło pracę aż 17% zatrudnianych osób. Co ciekawe, jako powód zmiany pracodawcy, kwestia niewystarczających zarobków padała jako jedna z ostatnich!

Aż 76% osób przyznało (urodzonych w okresie 1980 - 1990), że powodem do zmiany miejsca pracy była chęć podnoszenia swoich kwalifikacji i rozwoju osobistego. Na drugim miejscu (72%) znalazło się możliwość samorealizacji i poczucie spełnienia w pracy, jak również satysfakcja i zadowolenie z jej wykonywania (67%). Bardzo istotne jest, że aż 60% respondentów zauważyło potrzebę balansu między pracą a życiem prywatnym.

Nie daj się więc zapędzić w „kozi róg” wytartemu sloganowi, w myśl którego to pieniądze decydują o wszystkim.

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić jest....

… dowiedzenie się, co tak naprawdę motywuje Twoich ludzi do pracy. Znajdź czas aby porozmawiać z pracownikami nie tylko o „robocie”, ale i o ich życiu prywatnym. Dowiedz się jak spędzają wolny czas, w jakim wieku mają dzieci, jakie mają plany na życie, co chcieliby osiągnąć? Takie rozmowy nie tylko zbliżą Was do siebie, ale i dadzą Ci niezwykle cenną dawkę informacji na temat osób, które zatrudniasz. Znając ich pragnienia, będziesz lepiej przygotowany do rozmów i negocjacji z ludźmi, za których odpowiadasz. Łatwiej Wam będzie osiągnąć kompromisy i dochodzić do porozumienia bez złych emocji. Szanuj i dąż do zrozumienia potrzeb ludzi, z którymi pracujesz a staniesz się szefem, za którym będą przepadać.

Niech wszystko będzie zrozumiałe

Upewnij się, że ludzie pracujący dla Ciebie wiedzą na czym polega ich praca. Sprawdź, czy aby na pewno wszystkie obowiązki są dla nich jasne i zrozumiałe. Może robią część rzeczy zupełnie bezmyślnie, gdyż nie wiedzą po co to robią i czemu ma to służyć?
Jasne przedstawienie „zasad gry i obowiązków” w pracy to podstawowe zadanie każdego pracodawcy lub managera wobec swoich podwładnych. Pamiętaj, aby były one zaprezentowane w sposób nie budzący żadnych wątpliwości. Lepiej posiadać mniej zasad, ale aby były one respektowane, niż poświęcić im książkę, która będzie stanowiła jedynie podparcie dla chwiejącego się stołu.

Bądź szczery i oceniaj sprawiedliwie

Nic tak ludzi nie zniechęca do działania, jak brak poczucia sprawiedliwości oraz uczciwych, przejrzystych zasad. Jeśli nie traktujesz osób, z którymi współdziałasz w sposób uczciwy i sprawiedliwy, to nie spodziewaj się uczciwości i prawdy z ich strony. Jeśli przyłapią Cię na byciu fałszywym, to Twoje notowania w ich wewnętrznym rankingu spadną do poziomu “zero” i niezwykle trudno będzie im się stamtąd wydostać.
Szacunek do osób sprawiedliwych i prawdomównych nabywamy już jako dzieci, więc prawda ta jest w nas głęboko zakorzeniona, a wewnętrzna potrzeba walki o sprawiedliwość jest jedną z najzuchwalszych i najbardziej wytrwałych.

Przejmij pełną odpowiedzialność za swoje działanie. Jeśli popełnisz błąd – przyznaj się do niego. Nie zamiataj swoich chybionych decyzji pod dywan, nie ukrywaj pomyłek. Uczciwość wobec siebie i grupy wymaga sprawiedliwego traktowania wszystkich.
Zaufanie – tą walutą będzie Ci odpłacony trud bycia uczciwym, wysiłek bycia bezstronnym.

Zadawaj pytania i słuchaj

Jeśli jesteś typem „nieomylnego szefa”, „wszechojca praw, zasad oraz wszelkich słusznych decyzji”, to pewnie trudno Ci się będzie dostosować do tej podpowiedzi, ale wiedz, że jest ona cenna i wykorzystywana przez wielu skutecznych przedsiębiorców.
Jeśli dysponujesz już pewnym potencjałem ludzkim w postaci zatrudnianych osób - współpracujesz z nimi od lat i wiesz, że dysponują pewnym doświadczeniem – to wysłuchaj, co mają Ci do powiedzenia odnośnie swojej pracy, Ciebie, branży, klientów, itd. Poznaj ich problemy, słabe strony, trudności, z którymi sobie nie radzą; pozwól im o tym wszystkim powiedzieć. Mało tego – zachęcaj ich do tego. Zorganizuj miejsce i zagospodaruj czas, kiedy to pracownicy, swobodnie i bez osądu z Twojej strony, będą mogli wypowiadać się na każdą z dręczących ich kwestii.
Jeśli zrobisz to w sposób uczciwy, bez złych intencji, bez chęci „zebrania haków” na ludzi i rzetelnie zabierzesz się wraz z załogą do rozwiązywania problemów, to zyskasz w oczach pracowników jako wyrozumiały i otwarty na ich głosy szef. Zyskasz ich zaangażowanie i wiarę w sens pracy dla Ciebie. A to kapitał, którym nie każdemu jest dane się poszczycić.

Pozwól ludziom działać

Jeśli dojdziecie już do wspólnych wniosków, to zaangażuj ludzi w podejmowanie decyzji. Na początku zacznij od spraw mniejszego kalibru i powoli podnoś stopień trudności. Możesz oczywiście kontrolować, czy wszystko układa się po Twojej myśli, a realizacja zadań przebiega bez zastrzeżeń. Jednakże, kiedy oddasz „część władzy” ale i obowiązków „w ręce ludu”, to nie tylko zyskasz więcej czasu ale i zwiększysz zaangażowanie załogi w realizację wspólnych celów. Po pierwsze – nie o wszystkim musisz decydować sam. Zdecydowaną część pracy mogą wykonać sami pracownicy, jeśli tylko mają jasno określone zasady działania i kompetencji. Po drugie – jeśli powierzasz komuś moc podejmowania decyzji, to tej osobie będzie zależało na udowodnieniu Ci, że było to słuszne postanowienie. Będzie więc bardziej zaangażowana w swoją pracę, traktowała ją bardziej odpowiedzialnie i bardziej osobiście.

Zadbaj o szczegóły, które robią różnicę

Osoby skrupulatne, terminowe i słowne, zazwyczaj stawiane są jako wzór do naśladowania. Bądź więc sumienny i wiarygodny, spełniaj obietnice, dotrzymuj danego słowa, wywiązuj się ze swoich obowiązków. Taką postawą nie tylko dasz przykład do naśladowania innym, ale i wzbudzisz szacunek oraz uznanie. Oducz się mówić „Nie wiem”. Zamiast tego mów „Dowiem się.” I zadbaj, aby tak się stało. Rzetelność w działaniu to cecha niezwykle wspierająca każdy rozwój. Naucz się więc być rzetelnym i wymagaj tego od innych.

Wyrażaj szczere uznanie i nie szczędź pochwał

W niektórych firmach słowa szczerej pochwały z ust przełożonego są rzadkie jak deszcze na Saharze. Wówczas klimat w pracy jest oschły, surowy a efekty pracy nie przynoszą spodziewanych plonów. A kilka dobrych, szczerych słów uznania za postępy w pracy, skuteczność w działaniu, zaangażowanie danej osoby, mogłyby zadziałać niezwykle ożywczo i stymulująco.
Nie zapominaj o darmowej walucie, jaką jest uśmiech i szczere uznanie. Na „Giełdzie Wartości Motywujących” pracownika mają one zawsze bardzo wysokie notowania. Dlatego nie przegapiaj okazji do pochwał. Chwal:

Zawsze szczerze. Nieszczera pochwała to pochlebstwo – powszechnie nielubiane i kojarzone z cwaniactwem i nieuczciwą kalkulacją.

Najlepiej przy świadkach. Może to być grupa pozostałych pracowników.

Najszybciej jak to możliwe. Nie zwlekaj z pochwałami. Nie odkładaj ich na potem.

Zawsze mów co konkretnie (jakie działanie) spowodowało twoje uznanie i zadowolenie.

Wyznaczaj cele i miej szczegółowy plan rozwoju

Jako zarządzający grupą, lider, przywódca powinieneś mieć określony plan działania. Twoi ludzie spodziewają się tego od Ciebie. Chcą wiedzieć, w którym kierunku ich prowadzisz, jak szybko tam z nimi dojdziesz i co z tego będą mieli. Będą więc oczekiwać od Ciebie wskazania kierunku rozwoju firmy, wyznaczenia celów, przedstawienia planu działania, strategii.
Zadbaj więc o stworzenie jak najbardziej precyzyjnej wizji firmy, określenia jej misji i wyznaczenia zadań dla każdego z pracowników. Niech każdy z nich zna swoją rolę. Niech każdy z nich ma wyznaczone cele.
Wyznaczanie i realizacja celów to kluczowa kwestia w każdym przedsięwzięciu. Bez względu na to czy prowadzisz firmę, wychowujesz dzieci, czy jesteś sportowcem lub piekarzem – precyzyjne cele będą Ci tak samo przydatne.

Stwórz warunki i zachęcaj do rozwoju

Stagnacja nigdy nie sprzyja entuzjazmowi. Jeśli nie masz poczucia rozwoju, doskonalenia swoich umiejętności, podnoszenia kwalifikacji, słowem, jeśli nie wiesz, że jesteś w czymś coraz lepszy, to tracisz zapał i zainteresowanie. Pozwól więc sobie i Twoim pracownikom na rozwój. Możesz to zrobić przedstawiając listę książek, artykułów, które powinni przeczytać, portali, stron internetowych, blogów, z których warto aby korzystali. Niech każdy z nich chwali się na forum pracy nowymi informacjami, niechaj dzielą się swoją wiedzą z sobą.
Posyłaj ich na wartościowe kursy, szkolenia czy konferencje oraz targi branżowe. Niech staną się bardziej świadomi, bardziej oczytani i obyci ze specyfiką ich zawodu.
Działając w ten sposób wysyłasz jasny przekaz do pracowników, a znaczy on: „Zależy mi na Tobie. Jesteś dla mnie cenny i jestem po Twojej stronie. Twój rozwój sprawi, że będziemy lepiej pracować i skuteczniej osiągać podstawowe cele.”

Niech ten, kto chce zmienić świat, najpierw zmieni siebie.

Te słowa Sokratesa, wypowiedziane 24 stulecia temu, nie straciły na aktualności. Zanim zaczniesz obarczać świat za niepowodzenia i niesprawiedliwe traktowanie, zawsze ostrze krytyki wymierz najpierw w samego siebie. Warto upewnić się, czy na pewno osobiście nie mogę zrobić wiele w swoim podejściu do załogi, sposobie traktowania ludzi, metodzie zarządzania załogą? Jeśli temat ten potraktujesz w sposób uczciwy, z odpowiednią uwagą i zaangażowaniem, to zapewne szybko zauważysz, że wiele rzeczy można zmienić, udoskonalić, zoptymalizować by w przyszłości zarabiać więcej, pracować lepiej, z sensem i z przyjemnością.

Podsumowanie

Przypomnę więc jeszcze raz najważniejsze w mojej ocenie kwestie w umiejętnym motywowaniu ludzi do pracy.

1. Dowiedz się co napędza i motywuje Twoich ludzi do pracy.

2. Przedstaw w sposób czytelny i zrozumiały swoje oczekiwania, zakres obowiązków i odpowiedzialności oraz zbiór najważniejszych zasad obowiązujących w firmie.

3. Buduj relacje z ludźmi na wzajemnym szacunku, szczerości i uczciwości.

4. Bądź uważnym słuchaczem. Interesuj się sprawami, którymi żyją Twoi pracownicy. Chciej poznać ich lepiej.

5. Pozwalaj na samodzielne myślenie i działanie. Zachęcaj do kreatywnej i rozumnej pracy.

6. Dbaj o kulturę pracy opartą na słowności, terminowości i rzetelności.

7. Motywuj ludzi szczerą pochwałą. Zawsze mów o sukcesach swoich pracowników z entuzjazmem i ochotą.

8. Miej konkretny plan działania i podziel się z nim ze swoimi ludźmi. Stawiaj ambitne, ale i realne cele. Rozliczaj sprawiedliwie z ich realizacji, pamiętając o pochwale za wykonane zadania i o pomocy dla tych, którym się plan nie powiódł.

9. Zachęcaj i pomagaj pracownikom w samodoskonaleniu. Postaw na rozwój, wyszukuj nowych rozwiązań, zadawaj pytania i dąż do uzyskania odpowiedzi.

Zostawiam Ci miejsce na dopisanie własnego 10-go „przykazania sprawnego motywatora”. Dodaj go w oparciu o Twoje własne spostrzeżenia, doświadczenia i opinie. Wypracuj go samodzielnie i wciel w życie.

Powodzenia!